Wanneer je de beslissing hebt genomen om te gaan promoveren, word je geconfronteerd met een overweldigende hoeveelheid taken. Promoveren vergt tijd en energie. Door de vele werkzaamheden die op je af komen, kan het lastig zijn om voldoende overzicht te houden over jouw promotie. Een goede planning kan je daarbij helpen.

Het opstellen van een effectieve planning voor je promotie is geen eenvoudige taak. Er kunnen dingen gebeuren waar je vooraf geen rekening mee hebt gehouden. Toch is het wel prettig om een leidraad voor je werkzaamheden te hebben. Zo overhandig je uiteindelijk je proefschrift op tijd aan bij de drukker.

Wil jij aan de slag met een goede planning? Met deze tips gaat dat je zeker lukken:

Tijd inplannen
Overzicht van taken
Van achter naar voren
Eat the frog
Eisenhower-model
Warren Buffet-methode
Voortgang bijhouden
Aanleveren bij de drukker

Wil jij binnenkort jouw proefschrift laten drukken?
Download dan ons informatieboekje voor meer informatie.

Informatieboekje aanvragen

Tijd inplannen

Wanneer je aan de slag gaat met het maken van je planning, is het een grote valkuil om al je tijd in te plannen. Maar wanneer een onderdeel anders verloopt dan je hebt ingeschat, loopt je volledige planning meteen spaak. Daarom is het belangrijk om hier vooraf rekening mee te houden. Je kunt het beste ‘slechts’ 80% van je tijd inplannen. Die overige 20% kun je dan opvullen voor onverwachte werkzaamheden en het oplossen van vertragingen.

Overzicht van taken

Wanneer je gaat promoveren, heb je veel taken die uitgevoerd moeten gaan worden. Het is belangrijk om helder te hebben welke taken dit allemaal zijn. Door dit voor jezelf in kaart te brengen, weet je zeker dat je geen (deel)taken over het hoofd gaat zien tijdens de uitvoering.

Om een effectieve planning op te stellen, kun je gebruikmaken van handige strategieën zoals Oliver Burkeman’s 3/3/3-regel. Dagelijks plan je dan:

• 3 uur diep werk aan je belangrijkste taak.

• 3 kortere urgente taken (to-do’s, telefoontjes en vergaderingen).

• 3 onderhoudstaken (om het leven soepel te laten verlopen).

Iedere promotie bevat verschillende taken, afhankelijk van je onderzoek, de instelling waar je promoveert en je persoonlijke ontwikkeling en leven. Het is niet mogelijk om al een concrete planning te laten zien vanwege deze variabelen. Daarnaast heeft iedere fase van je onderzoek ook weer zijn eigen taken. Door zorgvuldig je taken in kaart te brengen en gebruik te maken van effectieve planningstechnieken, kun je een overzichtelijke en haalbare planning opstellen voor een succesvolle promotie.

Van achter naar voren

Wanneer je aan de slag gaat met het maken van je planning, kun je het beste van achteren naar voren plannen. Kijk naar de deadline en bekijk vanaf dat punt wanneer welke zaken gedaan moeten worden. Wanneer moet je presenteren? Hoeveel dagen/weken van te voren moet de presentatie af?

Wanneer moet je dan je proefschrift hebben aangeleverd? Hoeveel tijd heeft de drukker nodig? Ga zo elke keer een stap terug en neem dat mee in je planning.

Vergeet niet om ruimte in te plannen voor je beoordelaars. Zij hebben de tijd nodig om je werk van feedback te kunnen voorzien. Als je planning zo strak in elkaar zit en je beoordelaar net wat later is dan afgesproken, kun je direct in de knoei komen.

Door van achteren naar voren te werken, zul je merken dat je voor bepaalde taken meer tijd nodig hebt dan je vooraf zou denken. Door hier vooraf goed over na te denken, voorkom je dat je hier tijdens het werkproces tegen aanloopt.

Eat the frog

De uitdrukking “eat that frog” wordt toegeschreven aan Mark Twain, die ooit zei dat als het eerste wat je elke ochtend doet het eten van een levende kikker is, je de dag met de tevredenheid kunt doorbrengen omdat dit waarschijnlijk het ergste is wat je die dag zal overkomen. Concreet betekent het dat je je meest uitdagende of belangrijkste taak als eerste aanpakt, bij voorkeur vroeg in de ochtend. Door direct de meest veeleisende taak aan te pakken, creëer je een gevoel van voldoening en krijg je de energie om de rest van je taken doeltreffend aan te pakken. Het benadrukt het belang van het instellen van een positieve toon voor de dag en het vermijden van uitstelgedrag, vooral bij cruciale taken.

Eisenhower-model

De Amerikaanse president Eisenhower wordt ook wel gezien als dé meester in time management. Met de Eisenhower-methode leer je de belangrijkste taken te onderscheiden van dringende taken. Twijfel je over wat je moet doen, vul dan eerst het Eisenhower-model in. Daarna beslis je welke taak de juiste is om op dat moment uit te voeren.

Warren Buffet-methode

Warren Buffet is een multimiljonair die ook goed weet hoe hij zijn tijd moet inplannen. Volgens hem is dit een goede methode:

Maak een lijst van alles wat je wilt doen;
Begin met de taak boven aan de lijst en ga dan pas verder met de volgende;
Streep al afgeronde taken door op je lijst.

Het is echter wel van belang om realistisch te zijn in je planning. Zet dus niet meer op je to-do lijst per dag dan je daadwerkelijk aan kunt.

Voortgang bijhouden

Bij een planning geldt dat je je voortgang moet bijhouden. Daarna kun je hem bijschaven en verbeteren indien nodig. De voortgang van jouw promotie kun je natuurlijk bijhouden op pen en papier. Maar er zijn ook verschillende apps die jou hierbij kunnen helpen. Denk bijvoorbeeld aan Trello, Notion of Todoist.

Een effectieve strategie is het delen van je taken met anderen, zoals supervisors, collega’s of familieleden. Het uitspreken van je korte termijn doelen creëert een vorm van verantwoordingsdruk. Deze externe motivatie stimuleert een optimale beheersing van je voortgang.

Aanleveren bij de drukker

Wil jij jouw proefschrift laten drukken? Dan is het van belang dat je jouw proefschrift op tijd aanlevert. Dit dien je mee te nemen in je planning. Bij Gildeprint hebben wij een handig timeframe die jou op weg kan helpen:

Promoveren met de hulp van Gildeprint

Wij begrijpen dat je na al je harde werk graag succesvol wilt promoveren. Laat jij jouw proefschrift drukken bij Gildeprint, dan weet je zeker dat deze op tijd zal worden geleverd. Wil je meer weten over de diensten van Gildeprint? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.